Brauche ich als Autohändler eine Registrierkasse?

Ob man als Autohändler eine Registrierkasse benötigt, ist einfach zu beantworten.

Du benötigst eine Registrierkasse sobald….

• der Jahresumsatz deines Unternehmens größer als EUR 15.000,- ist
• und deine Barumsätze EUR 7.500,- im Jahr überschreiten.

Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.

Nun wäre diese Frage geklärt. Führt man einen erfolgreichen und gewinnorientierten Autohandel, sind diese Grenzen schnell überschritten! Um das Ganze etwas besser nachvollziehen zu können, muss man zuerst verstehen, was man in Österreich unter der Registrierkassenpflicht versteht.

In Österreich besteht für Unternehmen, die die oben genannten Umsatzgrenzen überschreiten, eine Registrierkassenpflicht. Diese Pflicht wurde im Jahr 2016 im Rahmen der Steuerreform eingeführt und soll eine lückenlose Erfassung von Barumsätzen sicherstellen, um Steuerbetrug zu verhindern. Das betrifft in erster Linie Unternehmen im Einzelhandel, in der Gastronomie sowie im Handwerk und Dienstleistungsbereich. Aber auch Vereine, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, können davon betroffen sein. Die Registrierkassen müssen bestimmte technische Anforderungen erfüllen und über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen. Die Daten müssen für mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden und können bei einer Prüfung durch das Finanzamt überprüft werden.

Verstöße gegen die Registrierkassenpflicht können mit hohen Strafen geahndet werden. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen sich rechtzeitig informieren und die Vorschriften einhalten.

Das klingt vielleicht etwas kryptisch, darum einfach ausgedrückt: Für einen Autohändler wie dich, ist es die beste Lösung, du verwendest ein webbasiertes Rechnungsprogramm im Browser, das eine Registrierkasse integriert hat.

Was muss eine Registrierkasse für meinen Handel können?

Wichtig ist, dass die Kasse alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und leicht bedienbar ist. Das beginnt bereits beim Anlegen der Kasse. Um eine gesetzeskonforme Aufzeichnung zu haben, müssen deine Belege signiert werden. Dazu brauchst du eine Signatur. In einer modernen Registrierkasse wirst du problemlos durch diese einzelnen Schritte geleitet. Im besten Fall verfügt die Anwendung über die Möglichkeit, die Signatur und die Kasse selbst gleich direkt im Finanzonline anzulegen. 

Hier nochmal kurz die einzelnen Schritte, die durchgeführt werden müssen damit alles korrekt aufgezeichnet wird:

• Kasse erstellen
• Signature beantragen (WICHTIG: die Signatur wird auf deine Steuernummer ausgestellt, darum achte darauf dass diese korrekt eingetragen ist
• Kasse und Signatur bei Finanzonline registrieren
• Startbeleg erzeugen
• Startbeleg bei Finanzonline hochladen

Wie schon beschrieben, in einer guten Anwendung wie carcuro.com, werden alle diese Schritte automatisch ausgeführt. Weitere Eckpunkte einer guten Bedienbarkeit der Kasse sind z.B. die automatische Erstellung von Jahresbelegen oder auch die nahtlose Integration von einem Kundenmanagement oder Bestandsmanagement.

Da der Autohandel relativ schnelllebig ist und man auch örtlich sehr flexibel sein muss, ist es ein großer Vorteil, wenn die Registrierkasse webbasiert ist und im Browser läuft. Dadurch kann eine signierte Rechnung überall vom Smartphone aus erstellt werden. Da die Registrierkassenpflicht für Laien in manchen Fällen nicht ganz verständlich ist, ist es ein Must-Have eine Anwendung zu nutzen, die einen kostenlosen Support anbietet und dich bei Fragestellungen zu diesem Thema unterstützt.

Für dich als Autohändler kommt auch immer wieder eine Differenzbesteuerung ins Spiel, das Rechnungsprogramm deiner Wahl sollte das natürlich von Haus aus unterstützen.

Was ist der Startbeleg?

Der Startbeleg dient als Nachweis dafür, dass die Registrierkasse ordnungsgemäß gestartet wurde und keine bereits vorhandenen Umsätze oder Eingaben aufweist.

Der Startbeleg enthält folgende Informationen:

• Datum und Uhrzeit des Kassenstarts
• Seriennummer der Registrierkasse
• Eindeutige Belegnummer
• Signatur der Sicherheitseinrichtung

Die Sicherheitseinrichtung generiert die Signatur, die sicherstellt, dass der Beleg nicht nachträglich manipuliert werden kann. Der Startbeleg muss während des gesamten Betriebs der Registrierkasse aufbewahrt werden und bei Bedarf auf Verlangen der Finanzbehörde vorgelegt werden.

Was ist der Jahresbeleg?

Der Jahresbeleg ist ein wichtiger Bestandteil der Registrierkassenpflicht in Österreich. Es handelt sich dabei um einen Ausdruck aus der Registrierkasse, der alle im abgelaufenen Jahr erfassten Geschäftsvorfälle enthält.

Der Jahresbeleg muss innerhalb von 7 Tagen nach Jahresende erstellt werden und ist für das Finanzamt bestimmt. Er muss bestimmte Angaben enthalten, wie zum Beispiel den Namen und die Adresse des Unternehmens, das Ausstellungsdatum, die fortlaufende Nummer des Belegs, die Summe der Barumsätze sowie die Umsatzsteuer.

Der Jahresbeleg ist für das Finanzamt ein wichtiges Kontrollinstrument, da er eine Übersicht über alle im abgelaufenen Jahr erfassten Barumsätze liefert. Er muss aufbewahrt werden und kann bei einer Prüfung durch das Finanzamt angefordert werden.

Es ist wichtig, dass Unternehmen sich rechtzeitig um die Erstellung des Jahresbelegs kümmern und sicherstellen, dass alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt erfasst werden. Verstöße gegen die Vorschriften zur Erstellung des Jahresbelegs können mit hohen Strafen geahndet werden. Bei der Software carcuro.com wird der Jahresbeleg zum Beispiel komplett automatisch erzeugt und kann auch gleich direkt an Finanzonline gesendet werden.

Was ist das Datenerfassungsprotokoll?

Das Datenerfassungsprotokoll dient der lückenlosen und manipulationssicheren Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle, die an der Registrierkasse durchgeführt werden. Es umfasst sämtliche Daten, die zur korrekten Verbuchung von Umsätzen erforderlich sind.

Das Datenerfassungsprotokoll enthält die folgenden Informationen:

• Datum und Uhrzeit des Geschäftsvorfalls
• Art des Geschäftsvorfalls (z.B. Verkauf, Stornierung, Retoure)
• Betrag des Geschäftsvorfalls
• Eindeutige Belegnummer
• Seriennummer der Registrierkasse
• Signatur der Sicherheitseinrichtung

Das Datenerfassungsprotokoll muss während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren aufbewahrt werden und bei Bedarf auf Verlangen der Finanzbehörde vorgelegt werden.

Fazit

Die Registrierkassenpflicht ist seit ihrer Einführung ein hitziges Thema unter den Betroffenen. Darum war es für uns wichtig, in diesem Artikel kurz aufzuzeigen, was mit einer Registrierkasse gemeint ist, ein paar wichtige Schlagwörter dazu zu erklären und insbesondere, was für dich als Autohändler relevant ist. Wähle deine Anwendung sorgsam, es kann dir viel Leid und Kosten ersparen. Achte darauf, dass deine Registrierkasse in einem gut ausgestatteten Rechnungsprogramm integriert ist und am besten für den Autohandel maßgeschneidert ist. So kommst du in den Genuss, sehr spezifische Dinge wie die Differenzbesteuerung unkompliziert handhaben zu können.