Die Frage, ob im gewerblichen Fahrzeughandel die Registrierkassenpflicht gilt, kann kurz mit »Ja« beantwortet werden, da die notwendigen Kriterien im Allgemeinen erfüllt sein werden:
Es gilt:
»Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro im Jahr müssen grundsätzlich alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) festhalten.«
(Zitat von https://www.oesterreich.gv.at/lexicon/R/Seite.991495.html)
Dabei sind die Begriffe Bareingang bzw. -ausgang nicht ausschließlich im Sinne der Übergabe von Bargeld zu verstehen, sondern umfassen auch elektronische Transaktionen, z. B. per Bankomat- oder Kreditkarte, die vor Ort durchgeführt werden.
Zwar gibt es Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht, doch diese treffen auf den KFZ-Handel normalerweise nicht zu.
Was ist eine Registrierkasse?
Älteren Menschen drängt sich beim Begriff der Registrierkasse vielleicht das Bild eines mechanischen Ungetüms mit einer Kurbel an der Seite auf. Wird diese gedreht, ertönt ein lautes »Ping« und eine Geldlade fährt heraus. Dieses Bild hat jedoch nichts mit der aktuellen Registrierkassenpflicht zu tun, denn ein derartiges Gerät würde die notwendigen Kriterien erst gar nicht erfüllen.
Eine moderne Registrierkasse ist ein elektronisches System, das über folgende Eigenschaften verfügen muss (Angaben von der Wirtschaftskammer Österreich):
- Datenerfassungsprotokoll
- Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
- Schnittstelle zu einer Sicherungseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
- Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
- Kassenidentifikationsnummer
(Quelle: https://www.wko.at/steuern/registrierkassenpflicht-unternehmen)
Eine physische Geldlade oder ein sonstiges Behältnis zur Aufbewahrung von Bargeld ist nicht erforderlich.
Was bedeuten die einzelnen Anforderungen an eine Registrierkasse?
Datenerfassungsprotokoll
Zweck der Registrierkasse ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen zu schaffen. Dies ist natürlich sowohl fürs Finanzamt interessant, dient aber auch dem Selbstschutz im Streitfall. Dafür werden alle Vorgänge protokolliert.
Drucker / Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
In Österreich besteht die Verpflichtung zur Belegerteilung. Das heißt, dass bei jeder Transaktion ein Beleg erstellt werden muss. Dies kann sowohl physisch in Papierform erfolgen, aber auch elektronisch (z. B. per Mail-Versand oder Download) erfolgen. Insbesondere beim physischen Papier-Beleg ist der Kunde bzw. Käufer seinerseits verpflichtet, ihn entgegenzunehmen und zumindest bis zum Verlassen der Geschäftsräume aufzubewahren.
Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit Signaturerstellungseinheit
Ein weiterer Zweck der Registrierkasse ist es, die aufgezeichneten Transaktionen vor Manipulation zu schützen. Daher erfolgt eine elektronische Signatur, die von zertifizierten Dienstleistern erstellt wird.
Verschlüsselungsalgorithmus
Auch dies dient dem Schutz vor Manipulation, aber auch der Datensicherheit, da ja Informationen über Transaktionen enthalten sind, die nicht für alle frei zugänglich sein sollten.
Kassenidentifikationsnummer
Die Kassenidentifikationsnummer dient dazu, eine Kasse innerhalb des Unternehmens eindeutig zu identifizieren und hilft daher ebenfalls bei Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Diese Nummer ist bei FinanzOnline zu melden und muss auch in den ausgegebenen Belegen enthalten sein.
Strafen
Mit welchen Konsequenzen hat ein Unternehmen zu rechnen, wenn es der Verpflichtung zur Registrierkasse nicht nachkommt? Wenn keine Registrierkasse im Einsatz ist oder eine vorhandene Registrierkasse nicht über alle zuvor aufgezählten Eigenschaften verfügt, wird dies als Finanzordnungswidrigkeit mit bis zu EU 5.000,00 bestraft (Art. 1 § 51 Finanzstrafgesetz).
Zusätzlich wird die zuständige Finanzbehörde eine Schätzung der mutmaßlich nicht aufgezeichneten Einnahmen des Unternehmens durchführen, was normalerweise zu weiteren Zahlungen führt.
Wesentlich höhere Strafen drohen bei der Manipulation einer Registrierkasse. Hier kann von bis zu EUR 25.000,00 ausgegangen werden (Art. 1 § 51a Finanzstrafgesetz). Zusätzlich steht in so einem Fall noch der Vorwurf des Abgabenbetrugs im Raum, daher sind auch Haftstrafen möglich.
Und auch in so einem Fall wird noch eine Schätzung der entgangenen Steuereinnahmen durch die Finanzbehörden erfolgen.
Keine Verletzung der Registrierkassenpflicht liegt jedoch vor, wenn eine vorhandene und ordnungsgemäße Registrierkasse aus technischen Gründen vorübergehend ausfällt. In diesem Fall müssen Umsätze entweder in einer anderen Registrierkasse oder, falls keine zur Verfügung steht, händisch erfasst werden. Sobald die Störung behoben ist, müssen händisch erfasste Umsätze nacherfasst werden.
Sollte eine Störung länger als 48 Stunden dauern, ist eine Meldung an FinanzOnline nötig.
